Απαιτήσεις ολοκλήρωσης
Προβολή
3. Διαχείριση κινδύνων
Εισαγωγή:
Η εμφάνιση της επιδημίας covid-19 το 2020 και η επιβαλλόμενη προσωπική απομόνωση προκάλεσαν σοκ στον τουρισμό, το οποίο είχε καταστροφικές συνέπειες για ολόκληρο τον κλάδο και τα άτομα που απασχολούνται σε αυτόν διεθνώς. Το γεγονός αυτό άσκησε πίεση στις επιχειρήσεις να σκεφτούν μέτρα για τη διασφάλιση της επιχειρηματικής συνέχειας.
Φυσικά, ο κίνδυνος δεν είναι μια νεοεισερχόμενη έννοια. Το ρίσκο είναι αναπόφευκτο μέρος τόσο της προσωπικής όσο και της επιχειρηματικής ζωής και εγγενής παράγοντας σε κάθε επιχειρηματικότητα. Για την αποφυγή δυσμενών συνεπειών και την επίτευξη ευνοϊκών αποτελεσμάτων, είναι ζωτικής σημασίας ο αποτελεσματικός χειρισμός των κινδύνων. Η διαχείριση κινδύνων είναι μια συστηματική προσέγγιση που περιλαμβάνει τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τον μετριασμό των πιθανών κινδύνων που μπορούν να επηρεάσουν τα άτομα ή τους οργανισμούς. Η διαδικασία αυτή συνεπάγεται την αξιολόγηση της πιθανότητας και των πιθανών συνεπειών των κινδύνων και την εκπόνηση μέτρων για την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας ή των επιπτώσεών τους. Για παράδειγμα, η πιθανότητα εμφάνισης ενός προβλήματος εάν χρησιμοποιήσετε τα υπολείμματα ενός μπουφέ δείπνου για να τα συμπεριλάβετε στο πρωινό του επόμενου πρωινού μπορεί να είναι χαμηλή, εάν τα τρόφιμα φυλάσσονται σύμφωνα με τους σωστούς κανόνες. Η σοβαρότητα των συνεπειών όμως μπορεί να είναι πολύ υψηλή, αν ένας πελάτης πάθει τροφική δηλητηρίαση. Σε αυτό το κεφάλαιο, θα εμβαθύνουμε στις θεμελιώδεις αρχές, τις μεθόδους και τις δυσκολίες της διαχείρισης κινδύνου.
Αρχές που αφορούν την διαχείριση κινδύνου:
Το πρώτο βήμα στη διαχείριση κινδύνων είναι ο εντοπισμός και ο καθορισμός των κινδύνων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν έναν οργανισμό ή ένα άτομο. Η αξιολόγηση των κινδύνων περιλαμβάνει την αξιολόγηση της πιθανότητας και του δυνητικού αντίκτυπου κάθε εντοπισμένου κινδύνου και την ιεράρχησή τους με βάση τη σοβαρότητά τους. Ο μετριασμός των κινδύνων περιλαμβάνει την ανάπτυξη και την εφαρμογή στρατηγικών για τη μείωση ή την εξάλειψη της πιθανότητας ή του αντίκτυπου των κινδύνων. Η παρακολούθηση και η επανεξέταση των κινδύνων αφορούν την τακτική αξιολόγηση και επικαιροποίηση του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων, ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα και η καταλληλότητά του.
Τεχνικές διαχείρισης κινδύνων:
Υπάρχουν διάφορες τεχνικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων. Αυτή περιλαμβάνει την αποφυγή δραστηριοτήτων ή καταστάσεων που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε πιθανούς κινδύνους. Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι η προσφορά εκπτωτικών τιμών για κρατήσεις μερικούς μήνες νωρίτερα και η εφαρμογή αυστηρών κανόνων επιστροφής χρημάτων για τον μετριασμό του κινδύνου να συμβεί ένα μη προβλεπόμενο γεγονός που θα επηρεάσει τον τουρισμό (π.χ. μια τρομοκρατική επίθεση στην εν λόγω πόλη) ή η ύπαρξη ατομικής γεννήτριας ρεύματος για την αντιμετώπιση πιθανών διακοπών ρεύματος κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού. Η μείωση του κινδύνου περιλαμβάνει την εφαρμογή μέτρων για τη μείωση της πιθανότητας ή των επιπτώσεων των κινδύνων, όπως η εφαρμογή διαδικασιών ασφαλείας ή εφεδρικών μέτρων. Η διαχείριση κινδύνου περιλαμβάνει επίσης τη μεταβίβαση του κινδύνου σε άλλο ενδιαφερόμενο μέρος, π.χ μέσω ασφαλιστικού συμβολαίου ή απλής σύμβασης. Η διαχείριση κινδύνου περιλαμβάνει επιπλέον την αποδοχή του κινδύνου και την ανάπτυξη σχεδίων έκτακτης ανάγκης για τον μετριασμό των συνεπειών του σε περίπτωση επέλευσής του.
Διαδικασία διαχείρισης κινδύνων - Περιγραφή:
Η διαδικασία “διαχείριση κινδύνων ενός έργου” καθορίζει τις δραστηριότητες για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση, την ιεράρχηση, την διαχείριση και τον έλεγχο των κινδύνων που ενδέχεται να επηρεάσουν την εκτέλεση του έργου και την επίτευξη των στόχων του. Η διαδικασία αυτή χωρίζεται σε τέσσερα στάδια:
-
Στάδιο 1: Προσδιορισμός κινδύνων
Σκοπός αυτής της φάσης είναι να διευκολύνει τον εντοπισμό και την τεκμηρίωση των κινδύνων που μπορεί να επηρεάσουν τους στόχους του έργου, π.χ. ο κίνδυνος να μην βρεθεί εκπαιδευμένο προσωπικό για τη θερινή περίοδο, ο κίνδυνος να σας εγκαταλείψει ο σεφ της κουζίνας στη μέση της τουριστικής περιόδου κ.λπ.
Για τον εντοπισμό των κινδύνων θα χρησιμοποιηθούν διάφορες τεχνικές, οι οποίες συνήθως επικεντρώνονται στις τάσεις του παρελθόντος ή στην έκθεση σ’ ένα επικείμενο κίνδυνο, σε μια ανάλυση "από κάτω προς τα πάνω" (bottom-up) ή "από πάνω προς τα κάτω" (top-down).
Ορισμένοι οργανισμοί διαθέτουν μια Τυπολογία Κινδύνων που ομαδοποιεί διάφορα είδη κινδύνων σε κατηγορίες και τα χρησιμοποιηθεί ως αναφορά, π.χ. κίνδυνοι που σχετίζονται με ανωτέρα βία (π.χ. λόγω κακοκαιρίας, γεωπολιτικών εντάσεων κ.λπ.), λόγω έλλειψης (ή παραίτησης) του κατάλληλου προσωπικού, λόγω γεγονότος που επηρεάζει αρνητικά τη φήμη της τοποθεσίας ως τουριστικού προορισμού, λόγω κακού ανταγωνισμού, λόγω προβλημάτων υποδομής κ.λπ.
Οι κίνδυνοι εντοπίζονται συνεχώς καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου - ωστόσο, πολύ νωρίς κατά τη φάση Έναρξης, δημιουργείται ένας αρχικός κατάλογος κινδύνων, ο οποίος στη συνέχεια επικαιροποιείται τακτικά.
-
Στάδιο 2: Αξιολόγηση κινδύνου
Σκοπός αυτού του βήματος είναι η αξιολόγηση της πιθανότητας και του αντίκτυπου των εντοπισμένων κινδύνων όσον αφορά τον αντίκτυπό τους στους στόχους του έργου. Η αξιολόγηση αυτή είναι απαραίτητη προτού γίνει οποιοσδήποτε σχεδιασμός αντιμετώπισης των κινδύνων.
Οι κίνδυνοι αξιολογούνται με βάση την πιθανότητα εμφάνισής τους και τον αντίκτυπο στους στόχους του έργου. Το γινόμενο της πιθανότητας και του αντίκτυπού τους καθορίζει το επίπεδο κινδύνου, το οποίο χρησιμοποιείται στη συνέχεια ως σημείο αναφοράς για την ιεράρχησή τους και την ανάπτυξη της αντιμετώπισης των κινδύνων.
Ανάλογα με τη διάθεση των ενδιαφερομένων για ανάληψη κινδύνων, θα καθοριστούν κλίμακες αξιολόγησης και ανοχές, βάσει των οποίων θα επιλεγούν οι καταλληλότερες στρατηγικές αντιμετώπισης κινδύνων.
-
Στάδιο 3: Ανάπτυξη μέτρων αντιμετώπισης κινδύνων
Σκοπός αυτού του βήματος είναι η επιλογή της βέλτιστης στρατηγικής αντιμετώπισης των κινδύνων και ο προσδιορισμός και ο σχεδιασμός των ενεργειών για τον έλεγχο των κινδύνων.
Η επιλογή της στρατηγικής αντιμετώπισης του κινδύνου θα βασίζεται στα αποτελέσματα της αξιολόγησης του κινδύνου (επίπεδο κινδύνου), στον τύπο του κινδύνου, στις επιπτώσεις στους γενικούς στόχους του έργου (π.χ. χρονοδιάγραμμα και κόστος), καθώς και στο κόστος της στρατηγικής και στα οφέλη της (ανάλυση κόστους/οφέλους). Η στρατηγική (ή οι στρατηγικές) που επιλέγονται για κάθε κίνδυνο καταγράφονται & τεκμηριώνονται στο ημερολόγιο κινδύνων.
Υπάρχουν τέσσερις στρατηγικές που πρέπει να εξεταστούν ως απαντήσεις σε κινδύνους: Μείωση, Αποφυγή, Μεταβίβαση ή Αποδοχή ενός κινδύνου. Για τους κινδύνους που έχουν γίνει αποδεκτοί, μπορούν να εφαρμοστούν σχέδια έκτακτης ανάγκης για να βοηθήσουν στον έλεγχο των επιπτώσεών τους σε περίπτωση που συμβούν.
Αφού επιλεγεί η στρατηγική για κάθε κίνδυνο, θα καθοριστούν, θα περιγραφούν, θα προγραμματιστούν και θα ανατεθούν συγκεκριμένες δράσεις για την εφαρμογή της στρατηγικής (π.χ. ιδιόκτητη γεννήτρια για διακοπές ρεύματος, ιδιωτική δεξαμενή γλυκού νερού για έλλειψη νερού, βάρδιες ναυαγοσώστη για ασφαλές κολύμπι, εκπαίδευση του νεοδιοριζόμενου προσωπικού κ.λπ.), ενώ ένας/μία υπεύθυνος/η κινδύνου αναλαμβάνει την ευθύνη για την εφαρμογή της.
Οι δράσεις θα περιγράφουν λεπτομερώς με συγκεκριμένες δραστηριότητες, ορόσημα και παραδοτέα και θα τεκμηριώνονται στο ημερολόγιο κινδύνων. Επιπλέον, θα προσδιορίζουν με σαφήνεια την ημερομηνία επίλυσης, καθώς και την εκτίμηση των εμπλεκόμενων πόρων και των αλληλεπιδράσεων. Οι δράσεις αυτές (τουλάχιστον οι πιο απαιτητικές σε προσπάθεια/κόστος) θα ενσωματωθούν στο σχέδιο εργασιών του έργου, ώστε να υπάρχει μια ενοποιημένη εικόνα όλων των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το έργο.
-
Στάδιο 4: Έλεγχος κινδύνων
Σκοπός αυτού του βήματος είναι η παρακολούθηση και ο έλεγχος της εφαρμογής των δραστηριοτήτων αντιμετώπισης των κινδύνων, ενώ παράλληλα παρακολουθείται συνεχώς το περιβάλλον του έργου για νέους κινδύνους ή αλλαγές (π.χ. πιθανότητα και/ή επιπτώσεις) στους κινδύνους που έχουν ήδη εντοπιστεί.
Οι συνεδριάσεις παρακολούθησης του έργου αξιοποιούνται για την αναθεώρηση της κατάστασης των κινδύνων και των σχετικών δράσεων και για τον εντοπισμό νέων κινδύνων που ενδέχεται να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στα ορόσημα, τα παραδοτέα ή τους στόχους του έργου.
Προκλήσεις ως προς την διαχείριση κινδύνων:
Υπάρχουν διάφορες προκλήσεις και εμπόδια που μπορούν να παρακωλύσουν την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων. Μία από τις κύριες προκλήσεις είναι η αβεβαιότητα, καθώς οι κίνδυνοι είναι εγγενώς απρόβλεπτοι και μπορεί να έχουν και ανάλογες συνέπειες. Οι περιορισμένοι πόροι και οι ανταγωνιστικές προτεραιότητες μπορούν επίσης να δυσχεράνουν τη διάθεση επαρκών πόρων για τις δραστηριότητες διαχείρισης κινδύνων. Η αντίσταση στην αλλαγή και ο εφησυχασμός μπορεί να οδηγήσουν σε αδυναμία αντίληψης του επείγοντος ή αδυναμία δέσμευσης για τη διαχείριση κινδύνων. Επιπλέον, η πολυπλοκότητα των σύγχρονων οργανισμών και συστημάτων μπορεί να δυσχεράνει τον εντοπισμό και την αξιολόγηση όλων των πιθανών κινδύνων.
Μελέτη περίπτωσης:
Μελέτη περίπτωσης σχετικά με τη διαχείριση κινδύνου από ένα θέρετρο στη Μαλαισία:
Συμπέρασμα:
Η αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων είναι απαραίτητη για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων και την αποφυγή αρνητικών συνεπειών. Εφαρμόζοντας τις αρχές και τις τεχνικές που αναφέρονται σε αυτό το κεφάλαιο και έχοντας επίγνωση των προκλήσεων και των εμποδίων, τα άτομα και οι οργανισμοί μπορούν να αναπτύξουν μια προληπτική και ολοκληρωμένη προσέγγιση στη διαχείριση κινδύνων. Με τη συνεχή παρακολούθηση και επανεξέταση του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων και την προσαρμογή του, ανάλογα με τις ανάγκες, τα άτομα και οι οργανισμοί μπορούν να ελαχιστοποιήσουν την πιθανότητα και τον αντίκτυπο των κινδύνων και να επιτύχουν τους στόχους τους.